Büroleiter/in / Sekretärin

Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlichkeiten

Werde Teil einer dynamischen, schnell wachsenden Anwaltskanzlei, die sich auf Rechtsberatung mit globaler Reichweite spezialisiert hat. Als Office Manager/Sekretärin hast du die Möglichkeit, am Aufbau der Kanzlei und ihrer Werte mitzuwirken, unter anderem durch folgende wöchentliche Aufgaben:

• Rechnungswesen (eingegangene Rechnungen, ausgestellte Rechnungen, Erfassung im internen System, Erfassung im Buchhaltungssystem, physische Bestandsführung)
• Prüfung von Buchhaltungsbelegen
• Kommunikation mit Lieferanten und Kunden (Buchhaltungs-, Rechnungs- und Zahlungsangelegenheiten)
• Vorbereitung von Unterlagen für die Unternehmensleitung (Exporte aus den Systemen, Erstellung von Berichten)
• Überprüfung von Zahlungen und Forderungen
• Kommunikation mit Kunden bezüglich Zahlungsfristen
• Kommunikation mit öffentlichen Einrichtungen
• Zusammenarbeit mit der Buchhaltungsfirma und deren aktive Unterstützung
• Versand von Rechnungen an Kunden
• Erfassung der ein- und ausgehenden Post
• Sicherstellung des Empfangsbetriebs
• Einkauf von Verbrauchsmaterialien und Snacks (Bürobedarf, Kaffee, Tee, Obst)
• Zubereitung von kleinen Snacks (Kaffee, Tee, Wasser, Knabbereien)
• Verteilung und Kontrolle von Rechnungsunterlagen für die Vertriebsabteilung
• Überprüfung der Auftragserfassung im internen Unternehmenssystem
• Erledigung von Ad-hoc-Aufgaben, die für den Betriebsablauf erforderlich sind, sowie Mitwirkung bei der Erstellung oder Verbesserung von Arbeitsabläufen

Mitarbeitervergünstigungen, Zusatzleistungen

In unserem Büro bieten wir unseren Mitarbeitern:

• Eine Tätigkeit in einem dynamischen Unternehmen
• Persönliche und berufliche Weiterentwicklung
• Zuschuss für Weiterbildung

Arbeitsumfeld

Arbeitsort: Bratislava, Slowakei (Die Tätigkeit kann gelegentliche Reisen erfordern – Dienstreisen, Konferenzen usw.)

Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit

Arbeitsbeginn: Sofort

Ausbildung und Sprachkenntnisse

Englisch – Mittelstufe (B1). Englisch wird in unserem Unternehmen sehr häufig verwendet, insbesondere bei der mündlichen Kommunikation mit ausländischen Kunden oder bei der Erstellung von Rechtsdokumenten. In unserem Unternehmen bieten wir Sprachkurse an, die dir dabei helfen, deine Englischkenntnisse zu verbessern.

Wir suchen für unser Unternehmen eine Person, der es vor allem nicht an Proaktivität und Dynamik mangelt. Erforderlich ist mindestens ein abgeschlossener Sekundarschulabschluss mit Abitur oder eine weiterführende/höhere Berufsausbildung.

Persönliche Voraussetzungen und Fähigkeiten

Jedes Mitglied unseres Teams hat seine Aufgabe und trägt zum Gesamtergebnis bei. Neben angemessenen organisatorischen Fähigkeiten, einem repräsentativen Auftreten, professioneller Kommunikation, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit sind für diese Tätigkeit Kenntnisse der grundlegenden Microsoft Office-Anwendungen erforderlich:

• Microsoft Excel – fortgeschritten
• Microsoft Word – fortgeschritten
• Microsoft Outlook – fortgeschritten
• Microsoft PowerPoint – fortgeschritten

Praxis und Erfahrung

Vorkenntnisse in einer ähnlichen Position sind willkommen.

Führerschein

Aktiver Fahrer mit Führerschein der Klasse B

Wenn Sie uns Ihre Bewerbung zusenden, allgemeine Fragen stellen oder weitere Informationen zu dieser oder anderen Stellen anfordern möchten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail: kariera@lexante.sk. Gerne beantworten wir Ihre Fragen auch über das Kontaktformular.

Inhalt der Bewerbung

•  Betreff: Bewerbung: Stellenbezeichnung | Vollständiger Name
•  Begleittext
•  Vor- und Nachname
•  E-Mail-Adresse und Telefonnummer
•  E-Mail-Anhang: Lebenslauf und Anschreiben

Potenzielle Bewerber werden innerhalb von zwei Wochen von unseren Mitarbeitern aus der Personalabteilung kontaktiert und über den weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens informiert.
Aufgrund der großen Anzahl an Bewerbungen und Bewerbern behalten wir uns das Recht vor, nur diejenigen Kandidaten zu kontaktieren, deren Profil den beruflichen und persönlichen Anforderungen der jeweiligen Stelle entspricht.